Última atualização: 26 de setembro de 2023
O Grupo Emalto tem o compromisso de garantir o cumprimento às normas brasileiras de privacidade e proteção de dados pessoais, com destaque para Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), e seus requisitos relativos à coleta, armazenamento, recuperação e eliminação de registros de tratamento de dados pessoais e/ou dados sensíveis (“Dados Pessoais”). Você pode saber mais sobre as empresas que compõem o Grupo Emalto e sobre suas práticas de tratamento de dados pessoais por meio do Aviso de Privacidade.
Esta política complementa, e não substitui, o Programa de Governança em Privacidade de Dados do Grupo Emalto e suas políticas afins.
Cada empresa do Grupo Emalto mantém conjuntos de Dados Pessoais armazenados em conformidade com requisitos contratuais, regulatórios e demais bases legais aplicáveis às modalidades de tratamentos de Dados Pessoais (“Registros”). Reconhecemos a importância que esses Registros sejam protegidos contra situações acidentais ou ilícitas que levem perda, eliminação, falsificação, acesso não-autorizado e liberação não-autorizada.
Esse controle se aplica a todas as operações, pessoas e processos que constituem o sistema de informações das empresas que compõem o Grupo Emalto, incluindo membros da alta direção, colaboradores internos e externos de todos os níveis, fornecedores, clientes e terceiros que têm acesso aos dados tratados.
CLASSIFICAÇÃO DE REGISTROS
O Grupo Emalto classifica, para fins de temporalidade, os Registros em categorias que estabelecem os seus requisitos de retenção e de descarte. Todos os Registros serão retidos pelo tempo necessário ao cumprimento do objetivo para que foram coletados, com finalidades lícitas, específicas e informadas.
A LGPD não dispõe sobre os períodos de retenção dos Registros, mas prevê a possibilidade da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) expedir ato normativo com essa finalidade (art. 40 da LGPD). Até a data de atualização desta Política ainda não houve edição.
Por essa razão, o período de retenção adotado pelas empresas do Grupo Emalto usualmente obedece, no mínimo, o período previsto em leis específicas, regulamentos ou outros atos normativos, segundo os quais as empresas do Grupo Emalto são obrigadas a manter os Registros armazenados. Tome-se, por exemplo, a Lei nº 5.172/1996, conhecida como Código Tributário Nacional, que determina a conservação “até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram” (art. 195, parágrafo único do CTN). Como o prazo prescricional é de cinco anos, esse é o período de retenção adotado pelas empresas do Grupo Emalto (art. 174 do CTN).
Há uma diversidade de tratamentos de Dados Pessoais cujo prazo de retenção não é determinado por lei, como, por exemplo, o tempo de guarda dos Dados Pessoais de um prospecto comercial. Para tais dados, o Grupo Emalto estipula um prazo de guarda que seja coerente com as práticas de mercado e com a natureza do tratamento, enquanto não houver determinação específica pela ANPD. O período de retenção adotado pelas empresas do Grupo Emalto também pode ser determinado levando-se em conta o atendimento aos seus interesses legítimos, exercício regular de direitos, inclusive em contrato e em processo judicial, administrativo e arbitral, ou o cumprimento de obrigação legal ou regulatória.
CATEGORIAS DE REGISTROS A SEREM OBSERVADAS
Registros de Negócios: documentos e informações, que contenham Dados Pessoais, registradas em qualquer meio, criadas ou capturadas que reflitam circunstâncias, eventos, atividades, transações ou resultados criados ou mantidos como parte da condução de negócios das Empresas do Grupo Emalto, como por exemplo, venda de produtos; celebração e execução de contratos; e análise e proteção do crédito.
Registros de Recursos Humanos: Dados Pessoais coletados para (i) gestão do RH, como por exemplo, gerenciamento de tempo de trabalho, salários, benefícios, contribuições previdenciárias e impostos; férias, licenças, ausências; (ii) gestão de carreira, como treinamentos, avaliações, experiência profissional, mobilidade no Grupo Emalto; (iii) administração do RH para comunicação corporativa, trabalho em rede social da empresa e uso de ferramentas de computador e telefonia; organogramas, serviços corporativos, planejamento e orçamentos, relatórios, pesquisa, reorganizações, aquisições e cisões; (iv) saúde ocupacional, como atestados médicos, prontuário médico, atestados de saúde ocupacional e todos os demais relacionados à saúde do empregado; (v) recrutamento e seleção, como nome, gênero, estado civil, idade, dados de contato, RG, CPF, comprovante de endereço, dados bancários, informações de função, habilidades, experiências, qualificações, referências, currículo, dados de entrevista e avaliação, notas e registros da entrevista e qualquer outra informação que o candidato disponibilize para as empresas do Grupo Emalto; e (vi) gestão de viagens de negócios, como informações para organização de viagens (preferências, local etc.); CNH e despesas.
Alguns Dados Pessoais são retidos após o término do contrato de trabalho, estágio ou contrato de trabalho temporário para cumprir os períodos legais de armazenamento definidos pela legislação trabalhista, previdenciária ou tributária.
Os contratos de trabalho, as fichas de registro de empregados e os respectivos Perfis Profissiográficos Previdenciários (PPP) serão armazenados por período indeterminado, mesmo após a rescisão contratual.
Registros de Segurança: documentos e informações, contendo Dados Pessoais, coletadas para gerenciamento do acesso e permanência nas instalações das empresas do Grupo Emalto como nome, RG, CPF, foto, cópia da CNH, placa de veículo, controle de crachá, login e senha para acesso aos sistemas de informação.
A tabela abaixo demonstra as práticas de retenção e eliminação dos Registros:
ELIMINAÇÃO PELO GRUPO EMALTO
Assim que o período de retenção expirar, e desde que não haja uma razão válida para que os mantenhamos, os Registros em formato físico serão eliminados como resíduo confidencial e aqueles mantidos eletronicamente serão excluídos dos sistemas das empresas do Grupo Emalto, que também requererá a eliminação junto aos terceiros com os quais tenham sido compartilhados tais Registros.
Hipóteses de investigação em curso, processos administrativos e judiciais são razões válidas para manutenção dos Registros e, independentemente de aviso prévio ou consentimento, os períodos de retenção indicados acima poderão ser prorrogados nesses casos.
CONTATO FACILITADO
As solicitações recebidas do titular de Registros para exercer seus direitos durante todo o período de tratamento serão respondidas da forma e dentro dos prazos exigidos pelas normas aplicáveis.
A menos que especificamente indicado o contrário, o Titular pode enviar solicitações a Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais, através do e-mail: [email protected]
O titular deve indicar claramente seu nome completo, inserir uma cópia de um documento de identificação e indicar o endereço para o qual a resposta deve ser enviada.
A Encarregada pode ser contatada também para responder dúvidas ou para obter mais informações sobre esta Política de Retenção e Descarte de Dados Pessoais.
ATUALIZAÇÃO DESTA POLÍTICA
O Grupo Emalto reserva-se o direito de alterar ou atualizar esta Política, independentemente de aviso prévio.
